Corrections Victoria (CV) je največja poslovna enota ministrstva za pravosodje z 2500 zaposlenimi. Ena od glavnih funkcij CV je upravljanje 13 različnih zaporov po vsej državi.
Tako kot mnoge vladne službe je tudi to organizacija, za katero so značilni krčenje proračunov, naraščajoče delovne zahteve, kadrovski izzivi in ad-hoc pristop k reševanju problemov, ki ga spremlja nesorazmerna osredotočenost na tveganje.
Eden najzahtevnejših prostorov v zaporih so kuhinje. Ta delovna območja proizvedejo kar 15.000 obrokov na dan po vsej državi.
Kljub skupnim številnim standardnim operativnim postopkom so te kuhinje ponavadi delovale ločeno z minimalnim sodelovanjem z drugimi zapori. To je skupaj z logističnimi izzivi vsakodnevnega hranjenja toliko ljudi ter izzivi kakovosti, stroškov in nabave nakazovalo veliko možnosti za preoblikovanje in operativne izboljšave.
Da bi izkoristili to priložnost, je ekipa za upravljanje sprememb predložila predlog, da se vodjem in osebju teh kuhinj omogoči oblikovanje Skupnosti prakse (SP). Da bi omogočili to skupnost, je bilo predlagano, da 1 ali 2 člana osebja enkrat na mesec odpotujeta v drug zapor in preživita cel dan kot skupina ter sodelujeta in načrtujeta načine za racionalizacijo in izboljšanje delovanja.
Vodstvo organizacije sprva ni hotelo odobriti tega postopka. Vprašanja glede osebja in proračuna so bila obravnavana kot previsoka, skupaj s skepticizmom glede sposobnosti udeležencev za produktivno delo, ko so odsotni kot skupina. Izražen je bil tudi določen dvom o njihovi sposobnosti, da spodbudijo zadostno izboljšanje poslovanja, da bi upravičili s tem povezane stroške.
Da bi se temu izognili, je bilo predlagano, da se med prvo sejo SP vsi člani naučijo metode Šest klobukov razmišljanja, kar bi jim pomagalo pri produktivnosti, ustvarjanju idej in odločanju. S to dodatno podporo, ki je bila vzpostavljena, je bila izdana odobritev za začetek »Catering Community of Practice«.
Za prvo srečanje SP je skupina odpotovala v zapor Beechworth na severu države, kjer so cel dan preživeli na usposabljanju paralelnega razmišljanja šestih klobukov. Ob koncu dneva se je skupina nato zbrala na večerji v lokalnem hotelu.
Med obedom, ko je skupnost sedela za eno veliko mizo, je en član izrazil nekaj nezadovoljstva nad “dajatvijo za mleko”, ki jo vsak zapor plačuje zvezni vladi. Glede na to, da so zapori v državni in ne v zvezni pristojnosti, je predlagal, da bi lahko kot skupnost predložili skupno vlogo in jo postavili pod vprašaj.
Takojšen odgovor okoli mize je bil negativen, navajajoč stopnjo težavnosti, ko je treba zbrati vso povezano dokumentacijo in potrdila ter nato porabiti čas za pripravo vloge, ki bi bila po vsej verjetnosti zavrnjena.
Sredi te kritike se je nato oglasil en sam glas in vprašal celotno mizo: “Ali se zavedate, kaj ste vsi pravkar storili”? Po kratkem molku je drugi odgovoril z: “Vsi smo šli naravnost v črni klobuk!” Potem se je skupina soglasno strinjala, da bo pri predložitvi upoštevala vrednost rumenega klobuka ter jo nato sestavila in poslala.
V nekaj tednih po oddaji so gostinci dobili povrnjenih 250.000 $ v svoje kuhinjske proračune in soglasje, da se načrtovanih 350.000 $ za tekoče proračunsko leto opusti. Takojšnja in merljiva končna korist v višini 600.000 USD.
Razmišljanje vedno koristi in v tem primeru celo preprost opomnik na del tega procesa. V tem primeru je ministrstvo imelo veliko koristi od gostinske uporabe vrednostne perspektive Rumenega klobuka, preden je upoštevalo kritično oceno Črnega.
Povzeto po uradni spletni strani trenerjev razmišljanja www.debono.com: https://www.debono.com/case-studies-2/%240.6m-of-benefit